Business Process Management vanuit historisch perspectief

Business process management (BPM) gaat over innoveren, automatiseren (in deze context verder digitaliseren genoemd), verbeteren en efficiënter inrichten van een organisatie en haar bedrijfsprocessen. Organisaties kijken naar business process management, omdat ze op zoek zijn naar manieren om hun bedrijfsprestaties te verbeteren. Maar wat houdt het in en wat zijn de voordelen? In dit artikel plaatsen we BPM in een historisch perspectief en benoemen we de belangrijkste voordelen.

Business process management is een werkgebied dat zich bezighoudt met de documentatie, optimalisatie en digitalisering van bedrijfsprocessen. Het biedt inzicht in relaties tussen processen, de aansluiting en verwerking van informatie en de workflow van een organisatie. Met BPM wordt de bedrijfsvoering transparanter en verbeterd en wordt optimale ondersteuning verleend aan de primaire doelstellingen van de organisatie.


Als we dit plaatsen in een historische context, dan zien we dat managers pas sinds de laatste jaren van bedrijfsorganisatie het bedrijfsproces zijn gaan zien als een dominante ordeningseenheid. Sinds de industriële revolutie heeft er altijd veel meer nadruk gelegen op de functionele indeling van een organisatie in departementen, afdelingen, bureaus en dergelijke. Elk onderdeel heeft daarin een takenpakket dat moet bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Wezenlijk hierin is het optimaliseren van deze taken, bijvoorbeeld door de kosten te reduceren of door de kwaliteit van het geleverde (deel)product te verhogen. De nadelen hiervan zijn dat er veel dubbel gedaan wordt, het werk relatief veel tijd in beslag neemt en er weinig betrokkenheid is bij het eindproduct en de klant.


Opkomst van het procesdenken


Vooral door het veranderende gedrag van klanten proberen organisaties nu op een hele andere manier hun prestaties te verbeteren. In plaats van een functionele oriëntatie wordt de nadruk gelegd op bedrijfsprocessen; routes die klantenorders van begin tot eind de organisatie doorlopen. De verschillende, samenhangende stapjes die daarbij worden uitgevoerd kunnen in een grotere organisaties makkelijk dwars door meerdere afdelingen lopen.


In een cultuur waar verandering, verbetering en optimalisatie centraal staan is het onmogelijk deze zaken te realiseren zonder inzicht te hebben in de bedrijfsprocessen. Het gebruik van business process management zorgt voor grip op de (operationele) bedrijfsprocessen en biedt helderheid en controle over de voortgang van deze processen.


Door de nadruk te leggen op een betere afstemming tussen de afzonderlijke stapjes van het proces, ongeacht op welke afdeling die plaatsvonden, en het gebruik van business process management om zo'n geheel proces te ondersteunen, werden snel drastische efficiëntiewinsten gehaald. Een sprekend en vroeg voorbeeld hiervan is het opruimen van allerlei dubbele lokale administraties en het ontsluiten van centrale informatie voor alle afdelingen. Opvallend hierbij was dat juist de klanten van dit soort verbeteringen in organisaties direct bleken te profiteren. Het is de klant die de totale prestatie van een bedrijfsproces, van begin tot eind, immers ervaart en evalueert.

Business process management en de aanpak van verandering


Het is gebleken dat business process management een belangrijke opleving genereert van het inzicht dat een oriëntatie op processen in een organisatie lonend is. Belangrijk daarbij is hoe in een organisatie wordt gewerkt aan het proces van verandering, verbetering en optimalisatie. We beelden dat uit met onderstaande figuur, die we aanduiden als #speed.kit, waarin we de verschillende fasen duiden die zo’n proces doorloopt.

#speed.kit is de methode van Digital Innovation om bedrijfsprocessen te optimaliseren en te digitaliseren.


In de figuur is te zien hoe na de ‘start’ en het verkrijgen van inzicht een cyclus start wat leidt tot initiatieven om de prestaties van een proces te verhogen.


Het gaat in dit artikel niet om de precieze opsomming of inhoud van de fases van #speed.kit. Het gaat om het inzicht dat management van processen nuttig is om bedrijfsprestaties te verbeteren en de klanttevredenheid te verhogen en dat het uitgevoerd wordt volgens een effectieve werkmethode.

Continu verbeteren


Integraal onderdeel en doel van business process management is de continue verbetering die rond de processen plaatsvindt. In die zin is de term ‘management’ dus geen loos element in het begrip. BPM impliceert een betrokkenheid bij het bedrijfsproces die verder gaat dan het identificeren en incidenteel aanpakken van een proces. Het gaat ook om het blijven volgen van de prestaties van een bedrijfsproces, die te koppelen aan gestelde doelen aan dat proces en initiëren van nieuwe verbeteracties. (Daarom in de figuur om vanuit stap 6 naar stap 0 te gaan en opnieuw de cyclus te doorlopen.)


Hierdoor wordt er voortdurend gestreefd naar grotere efficiëntie van de organisatie. De continue verbetering vergroot de flexibiliteit van de processen en de wendbaarheid (agility) van de organisatie, terwijl de klant centraal blijft.

De rol van IT

Nieuwe software technologie ondersteunt het succes van business process management op dit moment, omdat dit met deze moderne software namelijk veel sneller en goedkoper is uit te voeren dan in het verleden. In een organisatie uitvinden hoe een proces werkt is vaak op zich al een exercitie die zijn vruchten afwerpt. Maar met het digitaliseren van het bedrijfsproces worden verbeteringen in het proces daadwerkelijk ingebakken.


Het belangrijkste soort systemen op BPM-gebied zijn systemen die de logistiek van een bedrijfsproces voor hun rekening nemen op basis van een vooraf opgestelde blauwdruk daarvan. Het proces kan zo worden ingericht dat werk telkens op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt, zodat medewerkers of managers zelf niet meer bezig zijn om het werkproces te coördineren. Daarbij zijn de faciliteiten om processen in uitvoering te monitoren door middel van KPI’s en om managementinformatie te genereren sterk verbeterd.


Het is onze ervaring bij Digital Innovation, met het uitvoeren van BPM-projecten bij verschillende organisaties, dat het onveranderlijk positieve effecten heeft op doorlooptijden, bewerkingstijden, proceskosten en de bezettingsgraad van medewerkers. Met andere woorden: door gebruik van BPM en moderne software technologie werken organisaties slimmer en sneller. Daarbij verbeteren deze organisaties hun klantervaring enorm door met actuele informatie hun klanten excellent te bedienen.


Conclusie


Business process management is een systematische aanpak rond de optimalisatie en digitalisering van bedrijfsprocessen. De essentie hiervan is het procesdenken en de prioriteit die organisaties geven aan het bewust willen verbeteren en managen van hun bedrijfsprocessen. Een dergelijke procesgeoriënteerde aanpak heeft positieve effecten op de prestaties van een organisatie en op de ervaringsbeleving van klanten. Moderne BPM-softwaretechnologie biedt een belangrijke en versterkende bijdrage, doordat hiermee de bedrijfsprocessen ook daadwerkelijk in effectieve en efficiënte bedrijfsapplicaties worden omgezet. Daarbij wordt er bij BPM gestreefd naar continue verbeteringen en meetbaarheid van resultaten.

Wilt u meer weten over hoe u met BPM uw bedrijfsprocessen kan verbeteren en digitaliseren, neem dan contact op met Digital Innovation.

BE IN THE KNOW. GET X-RAY.

X-RAY is our e-zine bringing you the latest insights and use cases in the fields of human-centered automation, cognitive computing, AI, and other game-changing technologies. Read out latest edition here.