Voor ENGIE Fabricom hebben wij een gebruikersgerichte, volledig geautomatiseerde zelfbedienings inkoop- en supply chain-portaal voor goederen gecreëerd, met behulp van BPMS, RPA en cloud-gebaseerde technologie. Lees meer over de voordelen die het met zich meebracht, hoe wij legacy-traagheid hebben omzeild en Fabricom's digitale bedrijfsplatform hebben gecreëerd.

B2B ECOM- EN ZELFSERVICE-AANKOOP BIJ
ENGIE FABRICOM

Uitdagingen

ENGIE Fabricom Operational Support Services (OSS) is de belangrijkste leverancier van benodigdheden voor de operationele bedrijfsdivisies van Fabricom en beheert voor meer dan 25 miljoen euro aan goederen (verhuurgereedschap en verbruiksmaterialen) via vier locaties in België. Totdat ICOMS en Bizagi werden gebruikt, gebeurde het grootste deel van het bestel- en leveringsproces via e-mail en telefoon, en de belangrijkste gebruikte IT-tools waren Microsoft Excel, Microsoft Access en SAP. Het proces werd gekenmerkt door ouderwetse, handmatig ondersteunde activiteiten, met weinig transparantie en controle, een hoog foutenpercentage bij het uitzoeken en bezorgen van goederen en een ondermaatse klanttevredenheid. ENGIE Fabricom OSS nam contact op met Digital Innovation om een geïntegreerde, geautomatiseerde en digitale oplossing te bouwen.

 
De oplossing

Na een korte analyse- en ontwerpfase werd een eerste prototype ontwikkeld. Dit eerste prototype hielp ENGIE Fabricom OSS om de problemen beter te begrijpen en om daadwerkelijk te ervaren hoe een geïntegreerde digitale oplossing zou kunnen werken en eruit zou kunnen zien. Hierna startte een agile, iteratief ontwikkelingsproject. Het duurde minder dan zes maanden om de geïntegreerde ICOMS- en Bizagi-oplossing te lanceren, waaronder selfservice inkoop en bestellen van benodigdheden, geautomatiseerd orderbeheer en uitzoek, integratie met externe vervoerders en verschillende backend integraties met SAP, handscanners en verschillende andere Enterprise-mogelijkheden, zoals authenticatie met OKTA en de implementatie van OData om te integreren met de OSS ERP-systemen, OTMS.
 

ICOMS: klantgerichte B2B e-commerce

De oplossing bestaat uit twee belangrijke componenten: de ICOMS, een B2B e-commerceplatform, dat volledig voorziet in typische industriële en technische behoeften op het gebied van inkoop en supply management. ICOMS is gebouwd op Microsoft .NET en is geschikt voor gebruik op bedrijfsniveau, gehost in de Microsoft Azure-cloud, uiterst krachtig en schaalbaar en biedt ook responsieve weergaven om het platform op smartphones en tablets te gebruiken. ICOMS dekt de klantgerichte functionaliteiten, zoals browsen en zoeken naar producten en afrekenen, en stuurt de bestelling door naar het tweede deel van de oplossing, de Bizagi backend.

 

Bizagi: backend uitvoering

Bizagi is een zeer flexibel BPMS- en digitaal platform, voornamelijk gedreven door het case management concept, Service Oriented Architecture-standaarden en -principes, en als low-code oplossingen is het in staat om bedrijfsapplicaties op een extreem wendbare en snelle manier te leveren.

 

Automatiseer wat kan worden geautomatiseerd

Wanneer de bestelling van ICOMS naar Bizagi wordt verzonden, wordt er een casus gecreëerd die, aangedreven door een reeks slimme bedrijfsregels en door een zeer intelligent spectrum van gebeurtenissen, triggers en acties een workflow uitvoert die ervoor zorgt dat zogenaamde ‘standaardorders’ (bestellingen van producten die deel uitmaken van de standaard productcatalogus en waarvoor voldoende voorraad aanwezig is) volledig geautomatiseerd worden afgehandeld. Dit omvat het creëren van goederenreserveringen in SAP, het creëren van orderdocumenten, automatische planning van het verzendverzoek met externe vervoerders en de meldingen met de vele betrokken belanghebbenden, zoals de aanvrager, managers voor goedkeuringen en indien nodig administratief personeel.

Gespecialiseerde workflows voor niet-standaard verzoeken

Voor bestellingen die niet standaard zijn (items die in de productcatalogus staan als generieke items of speciale items die een aparte, speciale behandeling vereisen) wordt een workflow gestart, die alle verschillende actoren en processen verbindt die nodig zijn om de speciale goederen te leveren. Interessant om te weten is dat voor speciale verzoeken, die een RFP vereisen of investeringsaanvragen met een hoog budget, andere Bizagi-workflows automatisch worden geactiveerd en door de hele organisatie worden gepusht.

 

Resultaten, investeringsrendement en toekomstplannen

Deze oplossing leverde ENGIE Fabricom OSS een zeer klantvriendelijke digitale selfservicesuite op, met verschillende economische en kwalitatieve voordelen. De operationele kosten zijn drastisch gedaald, proceswijzigingen kunnen binnen enkele dagen worden geïmplementeerd en door de standaardisatie worden er verschillende besparingen onder de streep gerealiseerd.

Maar het allerbelangrijkste is dat het ruimte creëerde voor andere innovaties en OSS hielp waardevolle bronnen en kennis vrij te maken, om zich te concentreren op de kernactiviteiten van OSS: het leveren van zeer betrouwbare, veilige en economische goederen aan de operationele eenheden van Fabricom. Resulterend in een toename van inkomsten op groepsniveau.

 

BE IN THE KNOW. GET X-RAY.

X-RAY is our e-zine bringing you the latest insights and use cases in the fields of human-centered automation, cognitive computing, AI, and other game-changing technologies. Read out latest edition here.