AANKOOPAANVRAAG  PROCES-AUTOMATISERING BIJ LUCHTVERKEERS-LEIDING SKEYES

Voor de Belgische luchtverkeersleiding Skeyes hebben wij een digitaal aankoopverzoekproces geïmplementeerd in overeenstemming met zowel het aankoopbeleid van de openbare entiteit als de interne goedkeuringsstappen met behulp van Bizagi BPM Suite.

Uitdagingen

Papieren formulieren voor aankoopaanvragen binnen de organisatie van Skeyes hebben geleid tot:

 

  • hogere functionarissen die niet geleid of beperkt worden door de interne regels bij het invullen van het aankoopverzoek op een papieren document;

  • inkoopaanvragen worden overhandigd aan de inkoopafdeling, waarvoor extra backoffice nodig was om de inhoud van de aanvraag verder te verbeteren;

  • geen enkele manier waarop hogere functionarissen de voortgang van hun verzoek kunnen volgen wanneer ze door de backoffice worden ontvangen, behalve via e-mail of telefonisch contact met het team;

  • inkoopaanvragen worden handmatig toegewezen aan kopers en alle verdere acties en overzichten worden bijgehouden met behulp van spreadsheets;

  • xtra administratie en communicatie die het inkoopteam wegleidt van hun kerntaak, namelijk het naleven van de procedure en het daadwerkelijk bestellen van de goederen en diensten.

De oplossing

Het werd duidelijk dat het aankoopverzoekproces moest voldoen aan drempels en procedures bepaald door nationale overheidsregels, maar dat het ook bedrijfsspecifieke elementen bevatte, zoals toewijzing van kosten en budgetcentra, goedkeuringsstromen en toewijzing aan backoffice teamleden. Processtappen en variabelen moesten makkelijk configureerbaar zijn, aangezien de aankoopaanvraag in de toekomst verder zou kunnen evolueren en integreren met andere processen. Het proces opnemen in een BPM-platform was de optimale oplossing.

 

Ons team van analist-ontwikkelaars heeft het proces end-to-end-proces in zijn huidige staat zorgvuldig gevolgd, inclusief alle bestaande formulieren en informatiebronnen, actoren en beperkingen, kansen en mogelijke valkuilen, in nauwe samenwerking met het hoofd van de inkoop. Samen creëerden zij het gegevensmodel en het beslissingsbeleid, die nodig waren als basis voor het maken van de processtroom en bijbehorende formulieren in Bizagi.

 

Met behulp van Bizagi kon het team direct nieuwe versies van de processtroom en formulieren uitvoeren en onmiddellijk feedback krijgen van het inkoopteam.

 

Voor de hogere functionarissen die aankoopverzoeken doen, hebben wij de Bizagi Stakeholder-ervaring geactiveerd om de gebruikersinterface zo intuïtief mogelijk te maken. Elk formulierveld wordt geleverd met aanvullende begeleiding en processtappen, en velden die niet vereist zijn worden dynamisch verborgen. De ingevoerde informatie wordt automatisch vergeleken met de vereiste drempels die het proces en de goedkeuringsstroom verder informeren.

 

Degenen die goedkeuring geven, ontvangen een melding per e-mail en kunnen feedback toevoegen aan hun beslissing. Cases kunnen worden teruggestuurd naar de aanvrager of worden afgewezen. Pas als de inhoud volledig is gevalideerd door het bedrijf, wordt het aankoopteam betrokken om het goedgekeurde verzoek af te handelen.


 

Het proces biedt het backofficeteam verdere begeleiding over de te volgen procedure en de aanvullende stappen met betrekking tot die procedure (bijvoorbeeld data en besluiten in het geval van een aanbestedingsprocedure).

De resultaten

De oplossing is uitgerold naar tien kopers en 90 hogere functionarissen die aankoopverzoeken mogen uitvoeren. We gebruikten de standalone Bizagi-oplossing op de infrastructuur van Skeyes. Exclusief licentiekosten bedroegen de implementatie van het platform en de uitrol van een eerste proces eenmalige kosten van 1,5 fte. Dit is nog steeds minder dan de veronderstelde jaarlijkse werkdrukvermindering die alleen al door dit eerste proces werd gecreëerd. Kosten met betrekking tot de platformconfiguratie worden niet herhaald voor toekomstige processen. Licentiekosten zijn gebaseerd op account en worden daarom ook niet herhaald voor nieuwe processen met dezelfde accounts.

Team Lead: Salvi Jansen

Services provided

BE IN THE KNOW. GET X-RAY.

X-RAY is our e-zine bringing you the latest insights and use cases in the fields of human-centered automation, cognitive computing, AI, and other game-changing technologies. Read out latest edition here.