INTRANET VERNIEUWING VOOR DE PROVINCIE ANTWERPEN

Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers efficiënt en effectief samenwerken? Wat moet u doen in deze snel veranderende wereld om de toekomst veilig te stellen met uw beslissingen van vandaag?

Wij geven u een kijkje in een traject dat de Provincie Antwerpen (een organisatie met 1500 medewerkers) halverwege 2018 samen met ons gestart is. We gaan in op de context, doelen, aanpak en het uiteindelijke resultaat van een beleidsbeslissing ondersteunend voorbereidend traject.

Voorbereidend traject

In lijn met haar strategie gaat de Provincie Antwerpen er volledig voor om resultaatgerichte samenwerking tussen haar medewerkers mogelijk te maken, ook digitaal. Om dit te ondersteunen heeft de Provincie Antwerpen een initiatief voor het creëren van projecten die communicatie, digitaal teamwork en toegang tot tools en documenten ondersteunen. Medewerkers die een digitale werkplek gebruiken, moeten altijd toegang hebben tot de tools en informatie die ze nodig hebben. Ook bij het gebruik van mobiele apparaten.

Dit biedt werknemers de mogelijkheid tot meer efficiëntie, wat op zijn beurt positieve resultaten heeft voor de medewerkerstevredenheid. Wij hebben de Provincie Antwerpen ondersteund bij het onderzoeken in hoeverre een vernieuwing van het intranet nodig was, en hoe deze vernieuwing gestructureerd te realiseren. Er werd een voorbereidend traject ontwikkeld, met als belangrijkste doel een ondersteund plan van aanpak te ontwikkelen om richting te geven aan mogelijke toekomstige intranetprojecten. Er werd gekozen voor een incrementele aanpak met een eindoplevering in drie fasen.

 

 

Fase 1: inzicht

In de eerste fase zijn de nodige stappen gezet om inzicht te krijgen in de huidige situatie. Er zijn analyses gemaakt van 1. intranet-tevredenheidsonderzoeken, 2. intranet-gebruiksstatistieken, en 3. geleerde resultaten van het vorige traject. Er werd een organisatie-imago gevormd en stakeholders werden in kaart gebracht. Alles werd bij elkaar gebracht, trends werden toegevoegd, waarna een visie en intranet projectdoelen werden uitgewerkt. Dit is vervolgens in zijn geheel voorgelegd aan de voorbereidende trajectadviescommissie. Zij gaven toestemming om de tweede fase te starten.

 

Fase 2: verwerking en workshopping

In de tweede fase werd de verkregen feedback verwerkt en werden intranetbehoeften blootgelegd via workshops met ‘typische medewerkers van de Provincie Antwerpen’ (persona's). De verkregen inzichten zijn gesynthetiseerd en vertaald naar hoge vereisten. Met experts zijn meerdere zeer specifieke 'deep dives' opgezet om de afhankelijkheden van andere initiatieven in kaart te brengen. Daarnaast is er een huidig en toekomstbeeld van informatiestromen uitgetekend. Ondertussen zijn risico's, knelpunten en aannames in kaart gebracht en is waar mogelijk al actie ondernomen. Indien dit nog niet mogelijk was, werd dit gemarkeerd voor een potentieel toekomstig project dat het kan aanpakken.

 

Fase 3: scenario's

Alle elementen zijn samengebracht in de derde en laatste fase, waarin scenario's en hun specifieke voor- en nadelen zijn uitgewerkt. Om het eindproduct echt af te maken is er een draaiboek gemaakt. In het draaiboek is een verzameling typische projectmanagementartefacten te vinden, die een voorsprong zullen geven wanneer wordt besloten een toekomstig intranetproject te starten.

In dit geval is een start gemaakt voor een eerste versie van een roadmap, kwaliteitsplan, projectorganisatie, projectopvolging, uitzonderingsproces, samenwerkingsplatform en verandermanagementplan. Op basis van het geleverde werk kon het managementteam een weloverwogen beslissing nemen voor het nemen van vervolgstappen.

 

Team Lead: Jeroen Habils

Services provided

Enterprise Design

Project Management/PMO

BE IN THE KNOW. GET X-RAY.

X-RAY is our e-zine bringing you the latest insights and use cases in the fields of human-centered automation, cognitive computing, AI, and other game-changing technologies. Read out latest edition here.