Voor ENGIE Fabricom hebben wij een digitaal wagenparkbeheerproces ontworpen om het interne werklogboek te structureren, een zeer aanpasbare voertuigconfigurator aan (toekomstige) voertuigeigenaren bloot te stellen, de ERP automatisch bij te werken en werkorders naar voertuigfabrikanten en conversiepartners te sturen.

Uitdagingen

Vanwege het werk ter plaatse aan industriële installaties, heeft ENGIE Fabricom een vloot van bedrijfsvoertuigen en vrachtwagens nodig, die allemaal op bijna individuele basis zijn aangepast aan de behoeften van het team ter plaatse. Daartoe werkt ENGIE Fabricom samen met verschillende voertuigfabrikanten en voertuigconversiebedrijven.

De bestaande op maat gemaakte oplossing voor wagenparkbeheer was puur een registratiesysteem en bood geen interactieve functies voor voertuigeigenaren, noch integreerde het uitgebreid met andere systemen of orkestreerde het proces op geen enkele manier.

De backoffice voerde de andere taken uit als een volledig handmatig proces met pdf-catalogi, spreadsheets, aanvraagformulieren en e-mails.

​

De oplossing

Hoe goed de kernfuncties ook waren, het was niet logisch om het archiveringssysteem uit te breiden met de nieuwe vereiste functionaliteit. Taakorkestratie, integratie en interactiviteit waren duidelijk de sterke punten van een BPMS. Dat leidde tot het ontwerp van een wagenparkbeheerproces met behulp van de Bizagi BPM Engine, die al aanwezig was voor andere processen waarvoor orkestratie en goedkeuringen nodig waren.

Het wagenparkbeheerproces dat wij met Bizagi hebben ontworpen, kon door het team op handmatige wijze worden geactiveerd of op geautomatiseerde wijze door het registratiesysteem. Het zou het verzoek of de vervangingsstroom voor een bedrijfsvoertuig end-to-end afhandelen.

​

Hieronder viel:

• eventuele voorbereiding door de backoffice;

• de configuratie van het voertuig door de toekomstige eigenaar (incl. de vereiste aanpassingen die moeten worden uitgevoerd door de conversiepartner en tussentijdse berekening van de resulterende voertuigprijs);

• de berekening van aanvullende diensten, zoals bandenonderhoud, verzekeringen en beheerskosten;

• afhandelen hoe verschillende kostenelementen standaard worden uitgedrukt in een bepaalde tijdseenheid of per voertuig en moeten worden uitgedrukt gedurende de gehele levensduur van het voertuig (bijvoorbeeld verzekering per jaar, conversiemogelijkheid per voertuig...)

• goedkeuring van het verzoek door de lijnmanager;

• door de backoffice uit te voeren na-configuratietaken, zoals ERP-updates en selectie van partners en het genereren van voorlopige bestelformulieren per partner;

• levering van de gerelateerde investeringsaanvraag, ook geïmplementeerd in Bizagi;

• beschikbaar zijn in de taal van elke eindgebruiker (NL/FR)

Het end-to-end-proces is zorgvuldig geobserveerd door ons team van analist-ontwikkelaars, inclusief alle bestaande formulieren en informatiebronnen, actoren en beperkingen, kansen en mogelijke valkuilen, in nauwe samenwerking met het hoofd van de inkoop. Samen creëerden zij het gegevensmodel en het beslissingsbeleid, die nodig waren als basis voor het maken van de processtroom en bijbehorende formulieren in Bizagi.
 

Ons team van analist-ontwikkelaars en het wagenparkbeheerteam hebben de mogelijke versies van het nieuwe proces herhaald, met behulp van het eenvoudig te begrijpen BPM-model. Er werd zorgvuldig nagedacht over een masterdatamodel dat alle vereiste combinaties van voertuigen, functiepakketten en detaillering zou kunnen produceren, aangezien sommige verplicht, wederzijds inclusief of wederzijds exclusief waren. De voorspelde kilometerstand en brandstofsoort hebben de kosten van bepaalde opties en de restwaarde van het voertuig verder beïnvloed.

Dit leidde tot een dynamische configurator voor de voertuigeigenaar met onmiddellijke feedback over de prijswijziging en geïntegreerde begeleiding over de vele opties, zonder dat de backoffice erbij betrokken moest te worden. Hetzelfde gold voor het goedkeuringsproces. Alleen voertuigen die klaar waren voor een investeringscasus bereikten de backoffice.

​

Het resultaat

De oplossing is ontworpen om de stress van het missen van een vereiste vervanging te verminderen, om het backofficeteam te beschermen tegen onnodige betrokkenheid en om alle handmatige berekeningen te verwijderen. De besparingen zouden worden geschat op één volledige FTE-backoffice (die jaarlijks terugkeert) tegen een eenmalige kost van 0,7 FTE (excl. platformlicenties).