Procesautomatisering van de primaire pensioenuitvoeringsprocessen, waardoor teams zich meer procesgericht kunnen organiseren. Verbetering van de kwaliteit van de uitvoering van processen, vermindering van versnipperde operationele data en teams ondersteunen bij het continu focussen op de volgende taken die voor hen liggen.

 

De implementatie van deze procesgeoriënteerde werkwijze bij pensioenbeheerder AZL is bedrijfsbreed, waarbij een grote groep mensen werkt met Straight Through Processing (STP) in Bizagi Automation.

AZL: STRAIGHT THROUGH PROCESSING

De uitdaging

AZL heeft een lange geschiedenis als pensioenbeheer voor de toonaangevende pensioenfondsen in Nederland. Voor deze klanten voert AZL het pensioenbeheer en de dienstverlening volledig uit en verwerkt dagelijks miljoenen vertrouwelijke transacties.
 

Oorspronkelijk was elk team binnen AZL verantwoordelijk voor meerdere klanten in hun portefeuille. Voor deze accounts werden alle operationele processen door deze teams uitgevoerd. De variëteit in deze processen voor verschillende klanten is echter zeer beperkt. Deze situatie leidde tot een organisatie die bestond uit meerdere teams die exact hetzelfde werk parallel aan elkaar uitvoerden.

De oplossing

AZL is een groot veranderingsmanagementproject gestart en heeft haar afdelingen geherstructureerd om procesgericht te worden. Nu zijn afdelingen en teams verantwoordelijk voor de uitvoering van een specifiek proces in plaats van specifieke accounts. De verschillende teams binnen een afdeling zijn gestructureerd volgens de procesfasen. Ze zijn nu verantwoordelijk voor een specifiek uitvoeringsproces of een reeks processen voor alle AZL-klanten. Bizagi is gekozen als het operationele platform waarmee AZL de processen in hun organisatie kan optimaliseren en automatiseren.
 

​Ons team van analist-ontwikkelaars werkt sinds 2018 als onderdeel van een projectteam samen met zowel interne AZL-medewerkers als externe consultants, ontwikkelaars en testers. Wij hebben de mogelijkheden en processen ontwikkeld die door hun interne bedrijfsanalisten zijn gedefinieerd als ‘Subject Matter Experts’. In nauwe samenwerking met deze analisten en op basis van hun functionele ontwerpen, hebben onze ontwikkelaars de processen geconfigureerd en een volledig procesgestuurde bedrijfsarchitectuur geïmplementeerd.
 

Binnen AZL komen in feite alle bouwstenen van Bizagi tot leven. Het werkportaal is voor medewerkers de basis om hun werk uit te kunnen voeren. Het procesmodel, ontworpen in volledige BPMN, past alle mogelijkheden van Bizagi toe, inclusief geavanceerde integratie met de ERP-applicatie en online diensten van het bedrijf.


De meeste processen zijn volledig geautomatiseerd en worden geactiveerd door invoerbestanden die zijn opgeslagen op het bestandssysteem van AZL. Alleen in geval van uitval worden sommige gevallen geëscaleerd in het werkportaal, wat een specifieke menselijke actie vereist (uitzonderingsgestuurd proces). Hierdoor fungeert Bizagi als een orchestrator in een complex legacy IT-landschap waar de meeste processtappen geautomatiseerd zijn, maar waar kritische menselijke tussenkomst moeilijke gevallen zal oplossen.

 

De impact

AZL upgradet continu haar procesportfolio om deel uit te maken van het Bizagi-platform. Tot nu toe zijn ongeveer 10 sleutelprocessen geautomatiseerd met Bizagi. Na twee jaar heeft AZL het project en de te leveren producten in detail beoordeeld en geaudit. De conclusie van deze audit is dat het effect van dit transitieproject groot is. Dankzij Bizagi kon Straight Through Processing zijn potentieel echt laten zien, door kortere doorlooptijden van processen van gemiddeld 45% en een vermindering van 70% in handmatige interventie in het eerste jaar. Op basis van deze evaluatie heeft AZL besloten dat de procesontwikkeling zal worden voortgezet om STP in de organisatie uit te rollen en het maximale niveau van efficiëntie te bereiken.

Team Lead: Guido Willemsen

Services provided

BE IN THE KNOW. GET X-RAY.

X-RAY is our e-zine bringing you the latest insights and use cases in the fields of human-centered automation, cognitive computing, AI, and other game-changing technologies. Read out latest edition here.